Дизайнер создает макет публикации, а верстальщик размещает в нем текст и иллюстрации. После этого в работу вступает редактор. Как вариант он мог бы править верстку, возможности программы это позволяют, но это было бы худшим решением. Чтобы несколько человек могли работать над статьями, в обеих программах надо организовать общий доступ к статьям. Правильное решение — экспортировать все статьи верстки в файлы, которые можно открыть в InCopy.
После экспорта редактор, открыв любой из этих файлов в программе InCopy, видит верстку точно так же, как верстальщик. После внесения правки эти статьи сохраняются. В программе InDesign верстальщик видит, какие статьи были обработаны корректором, и обновляет их.
Вот как организовано взаимодействие пользователей при работе над проектом.

Структура каталогов сервера

Как правило, выпуск каждой книги или журнала оформляется в виде отдельного заказа. Обычно данные для выпуска книги или журнала хранятся в определенной структуре каталогов. На рис. 1.1 вариант организации каталогов заказа на сервере общего доступа. В корне indd-файл верстки в программе InDesign, в данном случае это дневник путешественника.indd. В каталоге Text  for  InDesign помещены файлы для верстки, в каталоге Links — иллюстрации. Файлы для обработки в программе InCopy помещаются в каталог InCopy  Texts.

Рис. 1.1. Структура каталогов на сервере

Участники процесса

В этом курсе для простоты предполагается, что над книгой работают два человека — художник и редактор. Художник — это дизайнер или верстальщик, работающий в программе InDesign. Редактор, им может быть и автор, и корректор, работает в программе InCopy.
Выбором в меню File > User… (Файл > Пользователь) вводим имена пользователей, назначая каждому свой цвет. В программе InDesign— художника, и в появившемся меню вводим имя Hudozhnik, назначая ему цвет Aqua, в InCopy — редактора, имя Редактор, его цвет будет Красный. На рис. 1.2 приведен пример указания имени и цвета пользователей.

Рис. 1.2. Указание имени и цвета пользователя

Имена и цвета не должны совпадать, это забота организаторов технологической цепи.

Пример необходимости правки текста

Изначально файлы для верстки готовятся в программе Word. Каждая статья (story) в отдельном документе.
В InDesign статья может размещаться как в одном, так и нескольких связанных фреймах. В многостраничном документе пользователь может ввести текст как вручную, так и импортировать его из текстового файла. Работающие с программой InDesign знают, как разместить текст в цепочке связанных фреймов. Иногда полезно включить показ связей между фреймами, особенно в журнальной верстке, для этого предусмотрена команда View > Show Text Threads. Но часта такая ситуация, что текст не помещается в отведенное для него художником место в макете издания. Внизу правой границы последнего фрейма в этой цепи будет красный плюсик — символ переполнения (рис. 1.3).

Рис. 1.3. Указатель переполнения фрейма

Когда в InDesign курсор в тексте, выбором Edit > Edit in Story Editor можно перейти к редактированию статьи в отдельном окне. Не важно, сколько фреймов занимает этот текст в верстке, тут он будет в одном окне, и по нему можно перемещаться прокруткой экрана. Если есть переполнение, то не поместившийся текст будет отмечен слева красной чертой, словом Overset и линией, отделяющей поместившийся текст от неразмещенного (рис. 1.4).

Рис. 1.4. Переполнение текста в Story Editor. Текст, отчеркнутый линией Overset, не поместился в последний фрейм текстовой цепочки. Непоместившийся текст отмечен вертикальной красной линией

Оставим работу в текстовом редакторе для верстальщика, нам надо дать возможность редактору редактировать этот текст, чтобы избавиться от переполнения.

Передача статей в общий доступ

Предусмотрен алгоритм совместной работы художника и редактора над одним и тем же изданием. Вот как это организовано.
Вначале уясним, как в InDesign сохранить для совместной работы статью, в которой сейчас курсор. Выберите Edit > InCopy > Export > Selection и программа предложит сохранить выделенную статью в файле с расширением icml. Программа всегда будет предлагать сохранить icml-файл с текущим именем, с этим соглашаться нельзя, надо давать этим файлам, а их может быть много, осмысленные имена.
В идеале хотелось бы, чтобы верстальщик сохранял статьи, давая каждой свое название. Но обычно все статьи сохраняются за один раз, а дальше редактор сам разбирается, где какая статья. В этом ничего плохого нет, но организатор работы на участке допечатной подготовки должен определить порядок именования файлов в заказах. Представим, что хранение данных организовано так, как показано на рис. 1.1, и на верстке заказ 0129 — файл дневник путешественника.indd. На 14 странице кончается статья «Кижи», на 15 странице начинается статья «Кронштадт». Выделим фреймы на 14 и 15 страницах, и экспортируем в каталог InCopy Texts выделенные статьи. Там появятся два файла дневник путешественника-Ки.icml и дневник путешественника-Кр.icml. Вряд ли кто сочтет такие имена осмысленными. Хорошим решением будет присвоение indd-файлам номера заказа в качестве имени. В нашем случае пусть новое имя файла будет 0129.indd. При эспорте тех же страниц после изменения имени в каталоге InCopy  Texts появятся файлы 0129-КижиЗаонежская Эллада.icml и 0129-КронштадтВовремя прош.icml. В длинной строке имени icml-файла программа помещает сначала название основного файла, а затем начало статьи.

Для InCopy CS3 будут экспортироваться файлы с расширением .incx

Первый раз программа выведет сообщение, что для работы с файлом в программе InCopy надо сохранить работу (рис. 1.5).

Рис. 1.5. Сохранение документа перед началом совместной работы с ним. Документ после экспорта должен быть сохранен, прежде чем с ним будут работать в программе inCopy.

Сохранение промежуточной версии — это обязательное условие организации совместной работы, и чтобы оно не появлялось всякий раз, установите флажок Don’t show again.
В левом верхнем углу каждого фрейма статьи появится пиктограмма «глобус» (рис. 1.6), информирующая, что текст этого фрейма доступен для совместной работы.

Рис. 1.6. Статья отдана в общий доступ.
Кроме пиктограммы «глобус» рядом с курсором в рамке выводится сообщение, что статья доступна для редактирования. (Такие собщения выводятся только в случае, когда в окне Preferences (Настройки) на панели Interface (Интерфейс) разрешены подсказки (Tool Tips)).

Важно, чтобы было включено отображение границ, иначе ни эта, ни другие пиктограммы видны не будут.
Если в меню Edit > InCopy > Export выбрать строку All  Stories, в общем доступе станут не олько все статьи, но и колонтитулы.
После этого экспорта в панели Links программы InDdesign появятся имена созданных icml-файлов, (до этого там были только файлы иллюстраций). В русифицированной версии программы InCopy подобная панель называется «Связи». О работе с ней мы поговорим позже.

Исключение статей из общего доступа

После экспорта статей они появятся в панели Assignments, их можно редактировать в любой из двух программ. На рис. 1.7 показано, как выглядит эта панель в программме InDesign, когда выбрана одна из статей. Обратите внимание, что в нижнем левом углу этой панели указано имя пользователя, поместившего статьи в общий доступ. Но прежде чем приступить к правке, статью надо исключить из общего доступа.

Рис. 1.7. Панель Assignments после экспорта статей.
Пиктограмма «глобус» сообщает, что эта статья доступна для работы в программе InDesign и InCopy.

Поставьте курсор в текстовый фрейм и нажмите любую клавишу. В панели Assignments эта статья (Story) будет подсвечена и появится сообщение, что для редактирования она должна быть изъята из общего доступа.

Рис. 1.8. Сообщение об изъятии статьи из общего доступа

После нажатия ОК в этом диалоге в строке с названием статьи в панели Assigments появится пиктограмма «карандаш», означающая, что статья редактируется (рис. 1.9). Пиктограмма «глобус» в левом верхнем углу текстового фрейма заменится пиктограммой «карандаш».

Рис. 1.9. Статья в режиме редактирования, о чем говорят пиктограммы «карандаш» в панели Assignments и в левом верхнем углу текстового фрейма.
Внизу панели Assignments есть кнопка Check Out Selection, позволяющая взять в работу все выделенные статьи, это иной вариант начала работы с текстом. Еще один вариант решения этой задачи — команда Check Out в меню панели Assignments.

Откроем теперь тот же indd-файл в программе InCopy. В ней работа выполняется в одной из трех вкладок — Гранки, Материал и Макет. Сейчас нас интересует вкладка Макет. На ней тот же разворот, что в программе InDesign, те же пиктограммы разрешения верстки, а рядом с фреймом, взятом там на редактирование теперь пиктограмма с зачеркнутым карандашом (рис. 1.10).

Рис. 1.10. Отображение в InCopy макета статьи, редактируемой сейчас в InDesign.
В панели Подборки (так здесь называется панель Assignments) пиктограмма «перечеркнутый карандаш» указывает, что выделенная статья редактируется. Другой способ сообщить об этом — эта пиктограмма на левом краю верхнего фрейма статьи.
В нижнем левом углу указано имя пользователя, работающего в программе InCopy.

Попытка внести правку закончится выводом сообщения, что у вас на это нет полномочий.

Рис. 1.11. Попытка редактировать статью, исключенную из общего доступа.
Ничего не выйдет. Все закончится этим сообщением.

В программе InCopy пользователь может править текст только в статьях, отмеченных пиктограммой, что они в общем доступе и свободны для редактирования. (Также есть возможность менять цвет grayscale картинок).

При попытке внести правку в такую статью появится окно с просьбой подтвердить, что эта статья берется в работу (рис. 1.12).

Рис. 1.12. Исключение статьи из общего доступа в InCopy.
Сообщение, что перед редактированием статья должна быть исключена из общего доступа.

После подтверждения «Глобус» сменится на «Карандаш». Новый статус статьи отобразится в панели Подборки (рис. 1.13).

Рис. 1.13. Выделенная статья редактируется в InCopy

Внизу панели Подборки есть кнопка Извлечь с сервера выделенную область — другой вариант для исключения статьи
из общего доступа.

При редактировании можно пользоваться имеющимися стилями символов и абзацев, изменять вид таблицы, вставлять глифы, изменять межбуквенное расстояние и пр. Но нельзя изменять стили и создавать новые.

Если сейчас вернемся в InDesign, то увидим, что взятый в работу материал отмечен «Зачеркнутым карандашом», и можно прочитать сообщение, что Редактор работает с этой статьей (рис. 14).

Рис. 1.14. В InDesign данный материал отредактировать сейчас нельзя, так как с ним работают в InCopy. Чтобы узнать кто из пользователей редактирует материал — наведите указатель мыши на текст статьи или на «Зачеркнутый карандаш».

При закрытии файла в обеих программах появляется одинаковое сообщение, завершить работу с редактируемыми статьями или нет (рис. 1.15).

Рис. 1.15. Завершение сеанса работы со статьями, взятыми из общего доступа.
Можно вернуть статьи в общий доступ («Да»), или сохранить их исключенными из доступа («Нет»).

Если щелкнуть на кнопке Да, то при повторном открытии этого файла в той же программе «карандаши» станут пиктограммами разрешения доступа для совместной работы. Если выбрать кнопку Нет, то программа запомнит текущее состояние редактирования статей.

Но чтобы завершить редактирование всех статей, выделенных в панели Assignments (InDesign) или Подборки (InCopy) и вернуть их в общий доступ, необязательно всякий драз закрывать программу. В InDedign для этого служит кнопка на панели Assignments, которая после начала работы со статьей называется Check In Selection, (в InCopy аналогичная кнопка называется Вернуть на сервер выделенную область).

В программе InDesign можно также обратиться к меню Edit > InCopy > Check In, или выбрать команду Check In из контекстного меню панели Assignments. В программе InCopy эта задача решается обращением Файл > Вернуть на сервер или выбором команды Вернуть на сервер из меню панели Подборки.

Обычно программы запоминают предыдущие действия, позволяя при необходимости откатываться на одно из ранних состояний. Но процедура Check In (Вернуть на сервер) в список отката не попадает, о чем будет выведено сообщение (рис. 1.16). Установите флажок в этом сообщении, чтобы оно больше не отвлекало от работы.

Рис. 1.16. Предупреждение при возврате статьи в общий доступ.

После завершения редактирования в любой из программ фреймы статьи будут вновь отмечены пиктограммой «глобус», такая же пиктограмма будет и рядом с именем статьи в панели Assignments (Подборки) программы, в которой обновлялась статья. Но в другой программе отображение информации об этой статье будет другим.

Обновление информации о статьях в другой программе

В исправленных статьях пиктограмма «глобус» изменилась — теперь это «глобус с треугольником». Желтый треугольник информирует, что данные этой статьи обновились, об этом же говорит сообщение, появляющееся, когда курсор рядом с пиктограммой.
InDesign. В панели Assignments эта статья также отмечена пиктограммой «глобус», означающей, что статья доступна для редактирования, но рядом с буквой ‘Т’ желтый треугольник, извещающий, что текст статьи необходимо обновить. В панели Links (Windows > Links) также есть ссылка на обновленный текстовый файл.
(рис. 1.17).

Рис. 1.17. Отображение в панелях InDesign информации о правке статей в InCopy

Для обновления статьи надо щелкнуть или на кнопке Update Link панели Links или на кнопке Update Content панели Assignments.

InCopy. В панели Подборки эта статья также отмечена пиктограммой «глобус», означающей, что статья доступна для редактирования, но рядом с буквой ‘Т’ желтый треугольник, извещающий, что текст статьи необходимо обновить. В панели Связи (Окно > Связи) также есть ссылка на обновленный текстовый файл. Для обновления статьи надо щелкнуть или на кнопке Обновить связь панели Связи или на кнопке Обновить содержимое панели Подборки (рис. 1.18).

Рис. 1.18. Отображение в панелях InCopy информации о правке статей в InDesign

В любой из программ, если пользователь захочет взять из общего доступа статью, которая после последней правки еще не была обновлена, на экран будет выведено сообщение, предупреждающее, что материал будет обновлен, прежде чем работа с ним будет продолжена (рис. 1.19).

Рис. 1.19. Исключение из общего доступа статьи, которая еще не обновлена.

На этом завершено описание взаимодействия программ в плане исключения статьи из общего доступа для внесения изменений и возврата её после правки в общий доступ. В следующей главе будет рассказано о редактировании статей в программе InCopy.

(Читать дальше)